Строго говоря, российский проект SolverMate не является именно почтовым сервисом в чистом виде (как @Mail.ru или Rambler-Почта), это, скорее, набор инструментов в единой оболочке, который позволяет создать конгломерат из почтовых ящиков сотрудников с возможностью контроля и каталогизации потока информации и задач. Проще говоря, это надстройка над уже существующими почтовыми ящиками, причем неважно, в какой почтовом сервисе они зарегистрированы – настройки учетных записей популярных почтовых сервисов даже частично автоматизированы (такие, как адреса почтовых серверов, порты и используемые протоколы). Итак, попробуем этот экзотический фрукт из семейства helpdesk-решений, однако постараемся остановится только на тех возможностях, которые возвышают данный сервис над обычным почтовым ящиком.

Первичная настройка SolverMate

Как уже говорилось ранее на нашем портале, после выхода из стадии закрытого beta-тестирования SaaS-сервис SolverMate был открыт для всех желающих его протестировать. Что же, сегодня мы не приминем воспользоваться этим предложением и проследуем на официальный сайт SolverMate. После простой регистрации предлагается войти в систему.

После входа нам сразу открывается окошко настроек аккаунта.

Настроек немного, но не будем забывать, что с другими почтовыми ящиками связь идет только по механизму забора почтовых сообщений. Кстати, система тут же нас уведомляет о том, что для работы с системой требуется задать учетные записи почты. Разработчики также рекомендуют использовать почтовые ящики, отличные от использованных при регистрации в сервисе SolverMate.

Как уже говорилось, для популярных сервисов дополнительные настройки будут заданы автоматически, но если этого не произошло, то придется заглянуть на такую страничку:

Впрочем, ничего срашного в этом нет – достаточно посетить раздел помощи используемого почтового сервиса, чтобы почерпнуть необходимые знания. На этом и заканчивается первоначальная настройка, и далее мы переходим к особенностям сервиса.

SolverMate | Шаблоны, поля, шаблоны, поля...

В настройках SolverMate следующий раздел, "Шаблоны и поля" посвящен подстройке системы "под себя", то есть создание критериев и полей, характеризующих Вашу деятельность, и позволяющих на их основе проводить сортировку писем в цепочки, ставить задачи и сроки выполнения, а также еще несколько полезных вещей.

Делается это следующим образом:

• Создается новое поле.

• Задаем имя поля, иначе система его тут же потребует.

• Задаем тип поля – это определяет тип ввода данных, есть поддержка текста, чисел, даты, интервала времени и логического да/нет.
• Нажимаем Сохранить.

Отметим, что отредактировать тип поля после сохранения уже нельзя – можно лишь изменить его название. Однако поле само по себе мало что дает – нужно еще задать, в каком шаблоне цепочки его использовать. Можно как отредактировать имеющейся шаблон, так и создать свой.

Шаблоны контакта дают возможность назначать контактам дополнительные значения также, как и шаблоны цепочек для писем. Практическое действие их мы рассмотрим далее.

Работа с сообщениями и контактами в SolverMate

Итак, мы немного поработали с созданием полей и шаблонов, теперь посмотрим, что они дают пользователю сервиса, и начнем мы с контактов. На данным момент у нас есть такая картина.

Перейдем в раздел Контакты, здесь мы имеем фильтрацию как по шаблонам, так и по общим фильтрам. Отметим тот факт, что если Вы получаете письмо от неизвестного адреса электронной почты, которого нет в Ваших контактах, то система создаст запись контакта автоматически, и ее можно будет отредактировать в удобным Вам вид.

Разумеется, Пока к контакту применен шаблон "Сотрудник", содержащий предсозданое нами поле "Стаж". В качестве эксперимента попробуем применить шаблон "Поставщик", также содержащий поле "Стаж".

Щелкнем по полю – нам позволят ввести значения.

С помощью кнопочки "Добавить" мы можем дополнить информацию о контакте другим адресом электронной почты или номером телефона, также задать теги (о них чуть подробнее далее).

Однако тут кроется некоторая неприятность – если в примененых к цепочке нескольких шаблонах используется одно и тоже поле, то его значение будет единым для всех шаблонов – например, мы ввели в одном шаблоне в поле "Стаж" число 5 и оно следом появилось и в другом шаблоне, исправление вручную не поможет – либо число изменится для всех шаблонов, либо новое значение не будет принято (если изменяется другой шаблон).

Посему следует для избежания таких ситуаций использовать разные поля в шаблонах для одной цепочки или контакта. После применения шаблона к контакту возле имени контакта появятся соотвествующие метки, и будет доступна сортировка данного контакта по списку используемых шаблонов.

То же относится и к цепочкам писем – в списке письмо, участвующее в цепочке с примененным шаблоном, будет с меткой названия шаблона.

Если открыть такое письмо, то справа будет применные шаблоны и доступные поля, а также список вложений в письмах цепочки, список участников переписки и другие письма участников.

Цепочка на то и цепочка, что в нее можно добавить другое письмо – наводим на нужное письмо с писке справа, появляется надпись "Склеить". При нажатии письмо появится в цепочке, и это позволяет выстраивать подобие чата из электронных писем, только с единым хранилищем файлов и подчиненным единому шаблону, неважно, с постановкой задачи или заданием сроков.

Добавление новых писем, присылаемых/отправляемых в рамках шаблона, происходит автоматически по принципу "Новое прикрепляется к старому". Кроме этого цепочка дает возможность одновременной отправки писем всем участникам цепочки – незаменимый инструмент для начальника отдела.

Также для цепочки есть возможность самостоятельного задания тегов – в цепочке нужно кликнуть на надпись курсивом "Теги не указаны", после чего в доступном поле ввести нужное через запятую.

После ввода каждый отдельный тег будет вынесен в список тегов слева, делая письма и цепочки доступными для сортировки.

Сами письма будут помечены активными тегами.

Кстати, о сроках выполнения – поле с данными дат или интервалом времени тесно интегрировано со следующим пунктом нашего обзора – работе с календарем.

В Одноклассники.ру

В Мой Мир

Добавить в Twitter!

Добавить в