SolverMate: новая технология чтения электронной почты

Этой весной компания "БК Софт" представила веб-клиент электронной почты SolverMate, разработки которого велись с середины 2010 года с целью автоматизации основных бизнес-процессов пользователей. Конкурентами SolverMate, ни много ни мало, являются такие популярные почтовые системы, как Microsoft Outlook и Gmail. SolverMate протестирован и открыт к регистрации для всех, и сегодня мы рассмотрим, что дает его использование по сравнению с обычными почтовыми клиентами.

Строго говоря, российский проект SolverMate не является именно почтовым сервисом в чистом виде (как @Mail.ru или Rambler-Почта), это, скорее, набор инструментов в единой оболочке, который позволяет создать конгломерат из почтовых ящиков сотрудников с возможностью контроля и каталогизации потока информации и задач. Проще говоря, это надстройка над уже существующими почтовыми ящиками, причем неважно, в какой почтовом сервисе они зарегистрированы – настройки учетных записей популярных почтовых сервисов даже частично автоматизированы (такие, как адреса почтовых серверов, порты и используемые протоколы). Итак, попробуем этот экзотический фрукт из семейства helpdesk-решений, однако постараемся остановится только на тех возможностях, которые возвышают данный сервис над обычным почтовым ящиком.

Первичная настройка SolverMate #

Как уже говорилось ранее на нашем портале, после выхода из стадии закрытого beta-тестирования SaaS-сервис SolverMate был открыт для всех желающих его протестировать. Что же, сегодня мы не приминем воспользоваться этим предложением и проследуем на официальный сайт SolverMate. После простой регистрации предлагается войти в систему.

После входа нам сразу открывается окошко настроек аккаунта.

Настроек немного, но не будем забывать, что с другими почтовыми ящиками связь идет только по механизму забора почтовых сообщений. Кстати, система тут же нас уведомляет о том, что для работы с системой требуется задать учетные записи почты. Разработчики также рекомендуют использовать почтовые ящики, отличные от использованных при регистрации в сервисе SolverMate.

Как уже говорилось, для популярных сервисов дополнительные настройки будут заданы автоматически, но если этого не произошло, то придется заглянуть на такую страничку:

Впрочем, ничего срашного в этом нет – достаточно посетить раздел помощи используемого почтового сервиса, чтобы почерпнуть необходимые знания. На этом и заканчивается первоначальная настройка, и далее мы переходим к особенностям сервиса.

SolverMate | Шаблоны, поля, шаблоны, поля... #

В настройках SolverMate следующий раздел, "Шаблоны и поля" посвящен подстройке системы "под себя", то есть создание критериев и полей, характеризующих Вашу деятельность, и позволяющих на их основе проводить сортировку писем в цепочки, ставить задачи и сроки выполнения, а также еще несколько полезных вещей.

Делается это следующим образом:

• Создается новое поле.

• Задаем имя поля, иначе система его тут же потребует.

• Задаем тип поля – это определяет тип ввода данных, есть поддержка текста, чисел, даты, интервала времени и логического да/нет.
• Нажимаем Сохранить.

Отметим, что отредактировать тип поля после сохранения уже нельзя – можно лишь изменить его название. Однако поле само по себе мало что дает – нужно еще задать, в каком шаблоне цепочки его использовать. Можно как отредактировать имеющейся шаблон, так и создать свой.

Шаблоны контакта дают возможность назначать контактам дополнительные значения также, как и шаблоны цепочек для писем. Практическое действие их мы рассмотрим далее.

Работа с сообщениями и контактами в SolverMate #

Итак, мы немного поработали с созданием полей и шаблонов, теперь посмотрим, что они дают пользователю сервиса, и начнем мы с контактов. На данным момент у нас есть такая картина.

Перейдем в раздел Контакты, здесь мы имеем фильтрацию как по шаблонам, так и по общим фильтрам. Отметим тот факт, что если Вы получаете письмо от неизвестного адреса электронной почты, которого нет в Ваших контактах, то система создаст запись контакта автоматически, и ее можно будет отредактировать в удобным Вам вид.

Разумеется, Пока к контакту применен шаблон "Сотрудник", содержащий предсозданое нами поле "Стаж". В качестве эксперимента попробуем применить шаблон "Поставщик", также содержащий поле "Стаж".

Щелкнем по полю – нам позволят ввести значения.

С помощью кнопочки "Добавить" мы можем дополнить информацию о контакте другим адресом электронной почты или номером телефона, также задать теги (о них чуть подробнее далее).

Однако тут кроется некоторая неприятность – если в примененых к цепочке нескольких шаблонах используется одно и тоже поле, то его значение будет единым для всех шаблонов – например, мы ввели в одном шаблоне в поле "Стаж" число 5 и оно следом появилось и в другом шаблоне, исправление вручную не поможет – либо число изменится для всех шаблонов, либо новое значение не будет принято (если изменяется другой шаблон).

Посему следует для избежания таких ситуаций использовать разные поля в шаблонах для одной цепочки или контакта. После применения шаблона к контакту возле имени контакта появятся соотвествующие метки, и будет доступна сортировка данного контакта по списку используемых шаблонов.

То же относится и к цепочкам писем – в списке письмо, участвующее в цепочке с примененным шаблоном, будет с меткой названия шаблона.

Если открыть такое письмо, то справа будет применные шаблоны и доступные поля, а также список вложений в письмах цепочки, список участников переписки и другие письма участников.

Цепочка на то и цепочка, что в нее можно добавить другое письмо – наводим на нужное письмо с писке справа, появляется надпись "Склеить". При нажатии письмо появится в цепочке, и это позволяет выстраивать подобие чата из электронных писем, только с единым хранилищем файлов и подчиненным единому шаблону, неважно, с постановкой задачи или заданием сроков.

Добавление новых писем, присылаемых/отправляемых в рамках шаблона, происходит автоматически по принципу "Новое прикрепляется к старому". Кроме этого цепочка дает возможность одновременной отправки писем всем участникам цепочки – незаменимый инструмент для начальника отдела.

Также для цепочки есть возможность самостоятельного задания тегов – в цепочке нужно кликнуть на надпись курсивом "Теги не указаны", после чего в доступном поле ввести нужное через запятую.

После ввода каждый отдельный тег будет вынесен в список тегов слева, делая письма и цепочки доступными для сортировки.

Сами письма будут помечены активными тегами.

Кстати, о сроках выполнения – поле с данными дат или интервалом времени тесно интегрировано со следующим пунктом нашего обзора – работе с календарем.

SolverMate | Календарь #

Разумеется, в сервисе SolverMate не забыли о важной составляющей работы любой серьезной компании – это планирование событий, и для этого введен отдельный раздел – Календарь. Он позволяет формировать запись о событиях и наглядно представлять мероприятия, сроки выполнения и тому подобное.

Но вначале о методах представления данных календаря – нам доступно отражение дня, недели и месяца, причем первые два объединены отображением времени рабочего дня. Разработчиками задан интервал от 8:00 до 23:00 с шагом в час. Пока наш календарь пуст – попробуем исправить этот недоразумение, и щелкнем на каком-нибудь свободном месте.

Тут же появилась форма с необходимыми опциями для формирования события. После заполнения событие появится в календаре.

При клике на событии мы получим справку о нем.

Обычный календарь, но создатели SolverMate рассудили, что этого мало и интегрировали возможность переноса дат и временных интервалов из полей шаблонов напрямую в этот самый календарь. Например, у нас в цепочке задан срок выполнения задачи.

Едва задав его, мы получим в календаре соотвествующее событие – очень удобно.

Клик на событии приведет нас назад в соотвествующую цепочку писем. Такое решение дает наглядное представления о работе сотрудников, сроках и объеме работ всего за несколько щелчков. Более того – наличие привязанного события или срока отображается значком календаря в списке почтовых сообщений, соотвественно, если к цепочке привязано два или более события – это будет показано двумя или более значками.

Что готовят в будущем разработчики SolverMate #

Итак, что на вебинаре, прошедшем 19 мая, пообещали внести в ближайших обновлениях:

• Пользователям обещают ввести аватары для контактов – на данный момент нет даже такой настройки, а в цепочках используется картинка по умолчанию.
• Также обещают поиск и привязку к событиям связанных тем, что позволит, к примеру, быстро "пройтись" по деятельности какого-нибудь отдела.
• Возможно будет добавлена группировка тегов (однако представитель отметил, что это скорее долгосрочные планы) в виде некоего "древа тегов".
• Планируется добавить виджет "Последние файлы" в "Контакты", который будет отображать последние файлы, приложенные к почтовым сообщениям.

Также были упомянуты несколько более мелкие новвведения и стремления исправлять ошибки, ежели таковые будут появлятся. В целом видно, что продукт компания собирается развивать и далее, и не остановится на достигнутом.

SolverMate | Резюме #

Даже на стадии открытого beta-тестирования проведенная работа вызывает уважение – объединенный в данном сервисе функционал действительно позволяет избавится от разнородных почтовых программ и планировщиков, а также значительно упростить мониторинг процесса работы фирмы. Если SolverMate сохранит такой темп расширения функционала, то сможет в ближайшее время поспорить с гигантами в области бизнес-планирования.

Плюсы #

• Качественный интерфейс, довольно быстро работающий даже на Android-коммуникаторе.
• Приятное оформление.
• Широкий набор возможностей по сортировке.
• Интеграция дат, цепочек писем и календаря.
• Удобная работа с вложениями и цепочками.
• Возможность гибкой настройки практически для любой деятельности.
• Обновление веб-интерфейса системы происходит без вмешательства пользователя.

Минусы #

• Проблема с дублированием значения одного и того же поля в разных шаблонах при применении к одному объекту.

Отзывы

0 Оставить отзыв

Всего отзывов    0

Оставить отзыв

Добавить отзыв

загрузить другую

Ваш отзыв

Показать все смайлы
© Mantsurov Ivan, знакомые колобки?

Отправить